In Excel 2016 liefern berechnete Felder endlich richtige Ergebnisse

Wer zusätz­li­che Infor­ma­tio­nen aus einer Pivot-Tabel­le gewin­nen möch­te, kann die erfor­der­li­chen Berech­nun­gen über soge­nann­te berech­ne­te Fel­der rea­li­sie­ren. Die­se sind aller­dings nur bei bestimm­ten Berech­nun­gen ein­setz­bar. Eine Mul­ti­pli­ka­ti­on bei­spiels­wei­se kann unsin­ni­ge Ergeb­nis­se lie­fern.

 

Hier schaf­fen die leis­tungs­fä­hi­gen DAX-Mea­su­res Abhil­fe. Mit ihnen las­sen sich auch kom­ple­xe Berech­nun­gen kor­rekt durch­füh­ren. Bis Excel 2013 war zur For­meler­stel­lung noch das Add-In Power Pivot not­wen­dig. In Excel 2016 ist das Hin­zu­fü­gen von DAX-Mea­su­res auch ohne Power Pivot mög­lich.

 

Wo die Pro­ble­me berech­ne­ter Fel­dern lie­gen und wie ein­fach die Lösung mit DAX-Mea­su­res ist, zei­ge ich im fol­gen­den Bei­spiel.

 

Der Pivot-Tabelle ein berechnetes Element hinzufügen

 

Auf Basis der fol­gen­den Daten möch­te ich mit Hil­fe einer Pivot-Tabel­le die Umsät­ze der bei­den Pro­duk­te ermit­teln.

 

01_Tabelle_Bestellungen

Die Tabel­le ent­hält die Bestell­men­gen und Stück­prei­se, aber kei­ne (red­un­dan­te) Spal­te »Umsatz«

 

Den Umsatz ermit­te­le ich mit Hil­fe eines berech­ne­ten Fel­des, das ich über die Regis­ter­kar­te Pivot­T­a­ble-Tool­s/Ana­ly­sie­ren anle­ge.

 

02_03_berechnetes_Feld_anlegen

Mit einem berech­ne­ten Feld lässt sich die Daten­ba­sis schnell ergän­zen

 

Warum das berechnete Feld falsche Ergebnisse liefert

 

Was auf den ers­ten Blick wie eine ein­fa­che Lösung aus­sieht, ent­puppt sich als falsch: Das berech­ne­te Feld mul­ti­pli­ziert die Sum­men von Anzahl und Ein­zel­preis, anstatt die ein­zel­nen Umsät­ze je Pro­dukt auf­zu­ad­die­ren.

 

04_fehlerhafte_Pivot

Anstatt jeweils Anzahl und Ein­zel­preis zu mul­ti­pli­zie­ren und am Ende auf­zu­ad­die­ren, mul­ti­pli­ziert das berech­ne­te Feld die jewei­li­gen Sum­men

 

Um zum rich­ti­gen Ergeb­nis zu kom­men, muss ich in der Daten­ba­sis eine neue Spal­te hin­zu­fü­gen und dort zei­len­wei­se den Umsatz berech­nen. Die­ses Feld ver­wen­de ich anschlie­ßend in der Pivot-Tabel­le:

 

05_Hilfsspalte

Nur mit Hil­fe einer zusätz­li­chen Spal­te in der Daten­ba­sis lässt sich der Umsatz kor­rekt ermit­teln

 

So geht’s ohne Hilfsspalte: Mit einem DAX-Measure den Umsatz korrekt berechnen

 

Bei der oben gezeig­ten Metho­de füge ich der Bestell­ta­bel­le über­flüs­si­ge Daten hin­zu, weil mit der Anzahl und dem Ein­zel­preis bereits alle not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen vor­lie­gen.

 

Dar­über hin­aus stellt sich die Fra­ge, ob über­haupt der Umsatz für jede Zei­le der Tabel­le gebraucht wird? Schließ­lich inter­es­siert doch nur der aggre­gier­te Umsatz, z. B. nach Monat, Kalen­der­jahr oder Waren­grup­pe.

 

Mit einem DAX-Mea­su­re lässt sich der Umsatz auch ohne Hilfs­spal­te berech­nen.

 

Das entscheidende kleine Häkchen: So klappt der Zugriff auf DAX-Formeln

 

Um DAX-Mea­su­res ver­wen­den zu kön­nen, füge ich beim Erstel­len der Pivot-Tabel­le die Daten dem Daten­mo­dell hin­zu.

 

06_Dem_Datenmodell_hinzufuegen

Um die leis­tungs­fä­hi­ge For­mel­spra­che DAX nut­zen zu kön­nen, müs­sen sich die Daten im Daten­mo­dell befin­den

 

In 2 Schritten das Measure erstellen

 

In der Pivot­T­a­ble-Feld­lis­te wäh­le ich per Rechts­klick auf den Tabel­len­na­men im Kon­text­me­nü Mea­su­re hin­zu­fü­gen.

 

07_Measure_hinzufuegen_Feldliste

Schnell und ein­fach lässt sich der Pivot-Tabel­le per Rechts­klick ein Mea­su­re hin­zu­fü­gen

 

Im Dia­log­feld Mea­su­re gebe ich Spei­cher­ort (1) und Name (2) des Mea­su­res, die DAX-For­mel (3) zur Umsatz­be­rech­nung sowie das Zah­len­for­mat (4) ein.

 

08_Measure_Dialog

Mit Hil­fe der SUMX-For­mel wird der Umsatz kor­rekt berech­net

 

Sicher ist sicher: Die Formel auf Fehler prüfen lassen

 

Um sicher­zu­ge­hen, dass mir bei der For­mel­ein­ga­be kein Feh­ler unter­lau­fen ist, kli­cke ich auf DAX-For­mel über­prü­fen (5).

 

09_Syntaxfehler

Wäh­rend Intel­li­Sen­se das Semi­ko­lon als Lis­ten­trenn­zei­chen akzep­tiert, ver­langt die Syn­tax­prü­fung das in den USA gän­gi­ge Kom­ma

 

Darum lehnt Excel die korrekte Formel ab

 

Bei der For­mel­ein­ga­be habe ich natür­lich das in Win­dows fest­ge­leg­te Semi­ko­lon als Trenn­zei­chen für die Para­me­ter ver­wen­det. Genau­so wie es Intel­li­Sen­se von mir ver­langt hat. Die Syn­tax­prü­fung erwar­tet jedoch das in den USA übli­che Kom­ma.

 

Erset­ze ich das Semi­ko­lon durch ein Kom­ma, akzep­tiert Excel mei­ne DAX-For­mel. Hof­fent­lich behebt Micro­soft die­sen Bug schnellst­mög­lich im Rah­men eines der nächs­ten Updates.

 

10_Formel_fehlerfrei

Mit dem Kom­ma als Lis­ten­trenn­zei­chen wird die For­mel als kor­rekt akzep­tiert

 

Die Werkzeuge für Power BI auch live kennenlernen

 

Hier noch ein Tipp für alle, die ihr Know-how zum Umgang mit Power Pivot und Power Que­ry struk­tu­riert und anhand pra­xis­na­her Bei­spie­le auf- und aus­bau­en wol­len: Besu­chen Sie mei­nen Work­shop Zeit­spa­ren­de Pro­fi-Lösun­gen mit Power Que­ry & Power Pivot oder buchen Sie ein Inhou­se-Trai­ning.

 

Die nächs­ten Ter­mi­ne mei­ner offe­nen Trai­nings fin­den Sie hier.

 

Bald als Video: Pivot-Berichte revolutionieren mit dem Excel Datenmodell

Wer Daten fle­xi­bel, kom­pakt und mit hoher Aus­sa­ge­kraft aus­wer­ten möch­te, fin­det in Pivot-Tabel­len und Pivot-Dia­gram­men die geeig­ne­ten Hilfs­mit­tel.

 

Pivot-Aus­wer­tun­gen konn­ten bis­her nur aus den Daten einer ein­zi­gen Tabel­le erstellt wer­den. Sind dann wei­te­re Tabel­len hin­zu­ge­kom­men, wur­den die­se per SVERWEIS in die Daten­ba­sis geholt. Das war umständ­lich und feh­ler­an­fäl­lig. Zudem wur­de Excel bei gro­ßen Daten­men­gen spür­bar lang­sa­mer.

 

Mit den neu­en Mög­lich­kei­ten der Daten­ana­ly­se in Excel beherr­sche ich die Daten­flut noch bes­ser und ent­lo­cke den Daten mei­ner Kun­den die wirk­lich wich­ti­gen und ent­schei­dungs­re­le­van­ten Infor­ma­tio­nen.

 

Die revolutionäre Neuerung seit Excel 2013: Das Datenmodell

 

Im Daten­mo­dell füh­re ich Daten aus meh­re­ren Quel­len zusam­men und ver­knüp­fe die Tabel­len mit­ein­an­der wie in einer rela­tio­na­len Daten­bank. Das Daten­mo­dell ist eine Samm­lung von Tabel­len, die mit­ein­an­der in Bezie­hung ste­hen. Es stellt die Basis mei­ner Pivot-Tabel­len und Pivot-Dia­gram­me dar.

 

In mei­nen Excel-Semi­na­ren stel­le ich aber immer wie­der fest, dass vie­len das Daten­mo­dell gänz­lich unbe­kannt ist. Obwohl es seit Excel 2013 jedem zur Ver­fü­gung steht.

 

Grund genug für mich, ab heu­te bei Video2Brain in Graz ein ent­spre­chen­des Video-Trai­ning auf­zu­zeich­nen!

 

Darum geht es in meinem neuen Video

 

Zuerst demons­trie­re ich, wie mir das Daten­mo­dell den umständ­li­chen SVERWEIS erspart und ich statt­des­sen mit nur einem Maus­klick belie­big vie­le Tabel­len als Daten­ba­sis für mei­ne Pivot-Berich­te her­an­zie­he.

 

Auf­bau­end dar­auf zei­ge ich, wel­che neu­en Ana­ly­se­mög­lich­kei­ten sich mit dem Daten­mo­dell eröff­nen: Von der neu­en Aggre­ga­ti­ons­funk­ti­on Dis­kre­te Anzahl über die ein­fa­che Navi­ga­ti­on mit­tels Schnell­ein­blick bis hin zum Erstel­len leis­tungs­fä­hi­ger berech­ne­ter Fel­der, soge­nann­ter Mea­su­res, mit der For­mel­spra­che DAX.

 

Schließ­lich wer­de ich im Video vor­ma­chen, wie sich das Daten­mo­dell mit Hil­fe des Spe­zi­al­werk­zeugs Power Pivot noch ver­fei­nern, die Benut­zer­freund­lich­keit von Ana­ly­sen erhö­hen, die Repor­ter­stel­lung dank Hier­ar­chi­en schnel­ler erle­di­gen und Pivot-Dia­gram­me noch inter­ak­ti­ver machen las­sen.

 

Und natür­lich gibt es auch noch jede Men­ge Tipps & Tricks, die ich in mei­ner täg­li­chen Arbeit mit Excel, dem Daten­mo­dell und Power Pivot gesam­melt habe.

Happy Birthday, Power BI User Group Frankfurt!

Die Freu­de war groß, als ich am 13. Janu­ar 2016 die E-Mail von Micro­soft erhielt und die Power BI User Group Frank­furt grün­den durf­te. Für mich ist es unglaub­lich: An ihrem 1. Geburts­tag zählt die Grup­pe bereits 123 Mitglieder…und wächst stän­dig wei­ter!

 

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Die offi­zi­el­le Erlaub­nis von Micro­soft zur Grün­dung der Power BI User Group Frank­furt

 

Ich bin beson­ders stolz, dass die Teil­neh­mer nicht nur aus dem Rhein-Main-Gebiet kom­men, son­dern regel­mä­ßig auch aus Köln, Aachen & Karls­ru­he! Mit Power BI Desk­top habe ich eine inter­ak­ti­ve Aus­wer­tung der Grup­pen­mit­glie­der erstellt, die sogar von Samu­el Les­ter in Rah­men sei­ner Blog­rei­he 12 Days of Dash­boards vor­ge­stellt wur­de.

 

Auch beim nächs­ten Tref­fen am 24. Janu­ar 2017 gibt es wie­der inter­es­san­te Fach­vor­trä­ge. Außer­dem star­ten wir mit unse­rem Grup­pen­pro­jekt! Wer beim Tref­fen dabei sein möch­te, mel­det sich hier kos­ten­los an.

 

Vereinfachte Verwaltung von Beziehungen im Datenmodell von Excel 2016

In der Office-Insi­der Ver­si­on gibt’s seit ges­tern eini­ge Neue­run­gen. Zwei gefal­len mir dabei beson­ders gut:

 

1. Die Dia­gramm­sicht des Daten­mo­dells lässt sich nun bequem als Bild spei­chern.
2. Das Dia­log­feld zum Bear­bei­ten von Bezie­hun­gen wur­de deut­lich ver­bes­sert.

 

Das sind die Vorteile des neuen Dialogfelds

Bis­her muss­te ich im Dia­log­feld die Spal­ten aus einer Drop­down­lis­te aus­wäh­len. Ohne Kennt­nis der jewei­li­gen Spal­ten­in­hal­te war das oft schwie­rig und führ­te zu fal­schen Bezie­hun­gen.

 

Jetzt wer­den die Spal­ten mit Daten ange­zeigt. Das macht das Fin­den pas­sen­der Spal­ten zum Kin­der­spiel. Ein­fach die jewei­li­gen Spal­ten ankli­cken. Fer­tig.

 

Beziehungen_verwalten_Excel_2016

Das Fin­den pas­sen­der Spal­ten wird dank des neu­en Dia­log­felds deut­lich ein­fa­cher, weil auch die Spal­ten­in­hal­te ange­zeigt wer­den

 

Alle Neue­run­gen zu Power Pivot in Excel 2016 kön­nen Sie hier nach­le­sen.

 

Informative Gantt-Diagramme jetzt komplett kostenlos

Um die zeit­li­che Abfol­ge der Akti­vi­tä­ten in einem Pro­jekt zu zei­gen, kommt meist ein Gantt-Dia­gramm zum Ein­satz. Es stellt die Akti­vi­tä­ten als Bal­ken auf einer Zeit­ach­se dar.

 

Einfaches_Gantt_Diagramm_Excel

Ein ein­fa­ches Gantt-Dia­gramm in Excel

 

Gantt-Dia­gram­me las­sen sich bei­spiels­wei­se in MS Pro­ject anle­gen oder mit etwas Mühe auch in Excel über ein gesta­pel­tes Bal­ken­dia­gramm nach­bau­en.

 

Seit dem 10. März 2016 gibt es eine Alter­na­ti­ve, die das deut­lich bes­ser kann, denn Micro­soft stellt für Power BI Desk­top in der Custom Visu­als Gal­le­ry nun eine Visua­li­sie­rungs­vor­la­ge für Gantt-Dia­gram­me bereit:

 

PowerBI_Custom_Visuals_Gantt

Gantt_Beschreibung

 

Was die Visualisierungsvorlage für Gantt-Diagramme leistet

Sie zeigt:

- die Auf­ga­ben,
— deren Start­da­tum,
— deren Dau­er,
— die Fer­tig­stel­lung in % sowie
— die Res­sour­cen (zustän­di­ge Mit­ar­bei­ter für die jewei­li­ge Auf­ga­be).

 

Geni­al fin­de ich, dass sich die Res­sour­cen farb­lich dif­fe­ren­ziert dar­stel­len las­sen und damit sofort einer bestimm­ten Abtei­lung oder Tätig­keit zuzu­ord­nen sind.

 

Mit Excel wäre das nur mit erheb­li­chem Auf­wand mög­lich.

 

Am meis­ten begeis­tert mich aber die Linie inner­halb der Bal­ken, die die Fer­tig­stel­lung in Pro­zent aus­drückt. Wie lie­ße sich das in Excel errei­chen?

 

Mit Power BI Desk­top geht das ganz ohne Excel.

 

Ein kurzes Video zeigt, wie das Gantt-Diagramm angelegt wird

Power_BI_Desktop_Gantt

Hier der Link zu dem Video von Micro­soft, das Schritt für Schritt zeigt, wie ein Gantt-Dia­gramm ent­steht und wie es ange­passt wer­den kann: https://youtu.be/qJ7s_KrGiUU

 

Das Anlegen eines Gantt-Diagramms LIVE erleben

Wäh­rend mei­nes Work­shops am 22. und 23. Juni in Ful­da wer­de ich in einer zusätz­li­chen Abend­ver­an­stal­tung Power BI Desk­top vor­stel­len und dabei u.a. am neu­en Gantt-Visu­al demons­trie­ren, wie ein­fach der Umgang mit der Soft­ware ist.

 

 

 

Smiley in Office 2016 weg: So lässt sich der Fehler beheben

Zum beque­men Star­ten von Makros über die Sym­bol­leis­te für den Schnell­zu­griff ver­wen­den vie­le Anwen­der ger­ne den Smi­ley. In Excel 2016 ist mir das Lächeln kürz­lich im wahrs­ten Sin­ne des Wor­tes ver­gan­gen: Statt des Smi­leys war in mei­ner Schnell­zu­griffs­leis­te nur ein Kreis zu sehen.

 

Excel_2016_QAT_ohne_Smiley

Anstatt des Smi­leys wird in der Sym­bol­leis­te für den Schnell­zu­griff von Office 2016 ledig­lich ein Kreis ange­zeigt

Das Design ist schuld

Nach weni­gen Maus­klicks war der Grund für das ver­schwun­de­ne Lächeln gefun­den. Bei den Office-Designs »Bunt« und »Dun­kel­grau« wird aus dem Smi­ley ein Kreis. Nur beim Design »Weiß« wird er kor­rekt ange­zeigt:

 

Happy_Face_2016

Nur im Office-Design »Weiß« wird der Smi­ley kor­rekt ange­zeigt

So kehrt das Lächeln in allen Designs zurück

Mir ist das wei­ße Design zu kon­trast­arm und die Arbeit damit auf Dau­er zu anstren­gend. Daher habe ich mir das Lächeln mit fol­gen­dem Trick zurück­ge­holt:

 

Per Rechts­klick auf die die Schnell­zu­griffs­leis­te las­se ich sie nun unter dem Men­üband anzei­gen:

 

Happy_Face_2016_unter_dem_Menüband

Wird die Sym­bol­leis­te für den Schnell­zu­griff unter dem Men­üband ange­zeigt, ist der Smi­ley in allen Office-Designs wie­der sicht­bar

Sind noch weitere Schaltflächen betroffen?

Sie haben noch wei­te­re Schalt­flä­chen ent­deckt, die in Office 2016 nicht kor­rekt dar­ge­stellt wer­den? Dann hin­ter­las­sen Sie bit­te einen ent­spre­chen­den Kom­men­tar. Vie­len Dank!

 

Warum erscheint in Excel 2016 der Befehl für Power View nicht?

Dass man Power Que­ry in Excel 2016 ver­geb­lich sucht, hat­te ich in mei­nem vor­an­ge­gan­ge­nen Bei­trag berich­tet. Auch Power View – ein zwei­tes Mit­glied der BI-Fami­lie – scheint in Excel 2016 eben­falls ver­schwun­den zu sein.
In Excel 2013 kann ich über Ein­fü­gen > Berich­te > Power View inter­ak­ti­ve Dash­boards erstel­len.
Doch in Excel 2016 klappt es mit die­ser Befehls­fol­ge nicht. Auch an ande­rer Stel­le im Men­üband kann ich die Schalt­flä­che Power View nicht aus­ma­chen. Und das, obwohl ich in Excel 2016 das COM Add-In für Power View extra akti­viert habe. Wei­ter­le­sen „War­um erscheint in Excel 2016 der Befehl für Power View nicht?“

Excel 2016: Wo ist Power Query abgeblieben?

Power Que­ry macht das Impor­tie­ren, Auf­be­rei­ten und Berei­ni­gen von Daten leich­ter und schnel­ler. Daher hat es sich seit sei­ner Beta-Pha­se (damals hieß es noch Data Explo­rer) schnell zu mei­nem Lieb­lings­werk­zeug ent­wi­ckelt.

Denn mit dem Text­kon­ver­tie­rungs-Assis­tent von Excel stieß ich häu­fig an unüber­wind­ba­re Gren­zen. Ich muss­te dann die Daten müh­sam von Hand nach­be­ar­bei­ten oder erst ein Makro pro­gram­mie­ren oder auf das in die Jah­re gekom­me­ne MS-Que­ry zurück­grei­fen.

Für Excel 2010 und Excel 2013 gibt es Power Que­ry als kos­ten­lo­se Ergän­zung. In bei­den Ver­sio­nen muss erst ein Add-In instal­liert wer­den, bevor die Befeh­le für den erleich­ter­ten Import aus loka­len Daten­quel­len oder aus dem Web auf der unten gezeig­ten Regis­ter­kar­te ver­füg­bar sind.

Excel 2013 - Registerkarte PowerQuery
Die Regis­ter­kar­te Power Que­ry in Excel 2013

Was sich in Excel 2016 ändert

In Ver­si­on 2016 gehö­ren die leis­tungs­fä­hi­gen Werk­zeu­ge zum Impor­tie­ren, Auf­be­rei­ten und Berei­ni­gen von Daten nun zum Excel-Stan­dard. Sie ste­hen somit allen Anwen­dern sofort zur Ver­fü­gung. Das läs­ti­ge Nach­in­stal­lie­ren ent­fällt.

Aller­dings ist eine leich­te Umge­wöh­nung erfor­der­lich. Denn Micro­soft ver­wen­det a) nicht mehr den Namen Power Que­ry und hat b) auch die gleich­na­mi­ge Regis­ter­kar­te ent­fernt.

Die Befeh­le, die mit Power Que­ry in Excel 2010 und 2013 ver­füg­bar waren, sind jetzt auf der Regis­ter­kar­te Daten in der Grup­pe Abru­fen und trans­for­mie­ren zusam­men­ge­fasst.

Excel 2016 - Power Query offen
Power Que­ry in Excel 2016 auf der Regis­ter­kar­te Daten in der Grup­pe Abru­fen und trans­for­mie­ren

Tipp: So geht der Aufruf der Befehle für den Datenimport schneller von der Hand

Die Grup­pe Abru­fen und trans­for­mie­ren habe ich per Rechts­klick auf den Grup­pen­na­men in mei­ne Sym­bol­leis­te für den Schnell­zu­griff ein­ge­baut. So errei­che ich die Befeh­le für den Daten­im­port jeder­zeit mit nur einem Maus­klick!