In Excel 2016 liefern berechnete Felder endlich richtige Ergebnisse

Wer zusätzliche Informationen aus einer Pivot-Tabelle gewinnen möchte, kann die erforderlichen Berechnungen über sogenannte berechnete Felder realisieren. Diese sind allerdings nur bei bestimmten Berechnungen einsetzbar. Eine Multiplikation beispielsweise kann unsinnige Ergebnisse liefern.

 

Hier schaffen die leistungsfähigen DAX-Measures Abhilfe. Mit ihnen lassen sich auch komplexe Berechnungen korrekt durchführen. Bis Excel 2013 war zur Formelerstellung noch das Add-In Power Pivot notwendig. In Excel 2016 ist das Hinzufügen von DAX-Measures auch ohne Power Pivot möglich.

 

Wo die Probleme berechneter Feldern liegen und wie einfach die Lösung mit DAX-Measures ist, zeige ich im folgenden Beispiel.

 

Der Pivot-Tabelle ein berechnetes Element hinzufügen

 

Auf Basis der folgenden Daten möchte ich mit Hilfe einer Pivot-Tabelle die Umsätze der beiden Produkte ermitteln.

 

01_Tabelle_Bestellungen

Die Tabelle enthält die Bestellmengen und Stückpreise, aber keine (redundante) Spalte »Umsatz«

 

Den Umsatz ermittele ich mit Hilfe eines berechneten Feldes, das ich über die Registerkarte PivotTable-Tools/Analysieren anlege.

 

02_03_berechnetes_Feld_anlegen

Mit einem berechneten Feld lässt sich die Datenbasis schnell ergänzen

 

Warum das berechnete Feld falsche Ergebnisse liefert

 

Was auf den ersten Blick wie eine einfache Lösung aussieht, entpuppt sich als falsch: Das berechnete Feld multipliziert die Summen von Anzahl und Einzelpreis, anstatt die einzelnen Umsätze je Produkt aufzuaddieren.

 

04_fehlerhafte_Pivot

Anstatt jeweils Anzahl und Einzelpreis zu multiplizieren und am Ende aufzuaddieren, multipliziert das berechnete Feld die jeweiligen Summen

 

Um zum richtigen Ergebnis zu kommen, muss ich in der Datenbasis eine neue Spalte hinzufügen und dort zeilenweise den Umsatz berechnen. Dieses Feld verwende ich anschließend in der Pivot-Tabelle:

 

05_Hilfsspalte

Nur mit Hilfe einer zusätzlichen Spalte in der Datenbasis lässt sich der Umsatz korrekt ermitteln

 

So geht’s ohne Hilfsspalte: Mit einem DAX-Measure den Umsatz korrekt berechnen

 

Bei der oben gezeigten Methode füge ich der Bestelltabelle überflüssige Daten hinzu, weil mit der Anzahl und dem Einzelpreis bereits alle notwendigen Informationen vorliegen.

 

Darüber hinaus stellt sich die Frage, ob überhaupt der Umsatz für jede Zeile der Tabelle gebraucht wird? Schließlich interessiert doch nur der aggregierte Umsatz, z. B. nach Monat, Kalenderjahr oder Warengruppe.

 

Mit einem DAX-Measure lässt sich der Umsatz auch ohne Hilfsspalte berechnen.

 

Das entscheidende kleine Häkchen: So klappt der Zugriff auf DAX-Formeln

 

Um DAX-Measures verwenden zu können, füge ich beim Erstellen der Pivot-Tabelle die Daten dem Datenmodell hinzu.

 

06_Dem_Datenmodell_hinzufuegen

Um die leistungsfähige Formelsprache DAX nutzen zu können, müssen sich die Daten im Datenmodell befinden

 

In 2 Schritten das Measure erstellen

 

In der PivotTable-Feldliste wähle ich per Rechtsklick auf den Tabellennamen im Kontextmenü Measure hinzufügen.

 

07_Measure_hinzufuegen_Feldliste

Schnell und einfach lässt sich der Pivot-Tabelle per Rechtsklick ein Measure hinzufügen

 

Im Dialogfeld Measure gebe ich Speicherort (1) und Name (2) des Measures, die DAX-Formel (3) zur Umsatzberechnung sowie das Zahlenformat (4) ein.

 

08_Measure_Dialog

Mit Hilfe der SUMX-Formel wird der Umsatz korrekt berechnet

 

Sicher ist sicher: Die Formel auf Fehler prüfen lassen

 

Um sicherzugehen, dass mir bei der Formeleingabe kein Fehler unterlaufen ist, klicke ich auf DAX-Formel überprüfen (5).

 

09_Syntaxfehler

Während IntelliSense das Semikolon als Listentrennzeichen akzeptiert, verlangt die Syntaxprüfung das in den USA gängige Komma

 

Darum lehnt Excel die korrekte Formel ab

 

Bei der Formeleingabe habe ich natürlich das in Windows festgelegte Semikolon als Trennzeichen für die Parameter verwendet. Genauso wie es IntelliSense von mir verlangt hat. Die Syntaxprüfung erwartet jedoch das in den USA übliche Komma.

 

Ersetze ich das Semikolon durch ein Komma, akzeptiert Excel meine DAX-Formel. Hoffentlich behebt Microsoft diesen Bug schnellstmöglich im Rahmen eines der nächsten Updates.

 

10_Formel_fehlerfrei

Mit dem Komma als Listentrennzeichen wird die Formel als korrekt akzeptiert

 

Die Werkzeuge für Power BI auch live kennenlernen

 

Hier noch ein Tipp für alle, die ihr Know-how zum Umgang mit Power Pivot und Power Query strukturiert und anhand praxisnaher Beispiele auf- und ausbauen wollen: Besuchen Sie meinen Workshop Zeitsparende Profi-Lösungen mit Power Query & Power Pivot oder buchen Sie ein Inhouse-Training.

 

Die nächsten Termine meiner offenen Trainings finden Sie hier.

 

Vereinfachte Verwaltung von Beziehungen im Datenmodell von Excel 2016

In der Office-Insider Version gibt’s seit gestern einige Neuerungen. Zwei gefallen mir dabei besonders gut:

 

1. Die Diagrammsicht des Datenmodells lässt sich nun bequem als Bild speichern.
2. Das Dialogfeld zum Bearbeiten von Beziehungen wurde deutlich verbessert.

 

Das sind die Vorteile des neuen Dialogfelds

Bisher musste ich im Dialogfeld die Spalten aus einer Dropdownliste auswählen. Ohne Kenntnis der jeweiligen Spalteninhalte war das oft schwierig und führte zu falschen Beziehungen.

 

Jetzt werden die Spalten mit Daten angezeigt. Das macht das Finden passender Spalten zum Kinderspiel. Einfach die jeweiligen Spalten anklicken. Fertig.

 

Beziehungen_verwalten_Excel_2016

Das Finden passender Spalten wird dank des neuen Dialogfelds deutlich einfacher, weil auch die Spalteninhalte angezeigt werden

 

Alle Neuerungen zu Power Pivot in Excel 2016 können Sie hier nachlesen.

 

Informative Gantt-Diagramme jetzt komplett kostenlos

Um die zeitliche Abfolge der Aktivitäten in einem Projekt zu zeigen, kommt meist ein Gantt-Diagramm zum Einsatz. Es stellt die Aktivitäten als Balken auf einer Zeitachse dar.

 

Einfaches_Gantt_Diagramm_Excel

Ein einfaches Gantt-Diagramm in Excel

 

Gantt-Diagramme lassen sich beispielsweise in MS Project anlegen oder mit etwas Mühe auch in Excel über ein gestapeltes Balkendiagramm nachbauen.

 

Seit dem 10. März 2016 gibt es eine Alternative, die das deutlich besser kann, denn Microsoft stellt für Power BI Desktop in der Custom Visuals Gallery nun eine Visualisierungsvorlage für Gantt-Diagramme bereit:

 

PowerBI_Custom_Visuals_Gantt

Gantt_Beschreibung

 

Was die Visualisierungsvorlage für Gantt-Diagramme leistet

Sie zeigt:

– die Aufgaben,
– deren Startdatum,
– deren Dauer,
– die Fertigstellung in % sowie
– die Ressourcen (zuständige Mitarbeiter für die jeweilige Aufgabe).

 

Genial finde ich, dass sich die Ressourcen farblich differenziert darstellen lassen und damit sofort einer bestimmten Abteilung oder Tätigkeit zuzuordnen sind.

 

Mit Excel wäre das nur mit erheblichem Aufwand möglich.

 

Am meisten begeistert mich aber die Linie innerhalb der Balken, die die Fertigstellung in Prozent ausdrückt. Wie ließe sich das in Excel erreichen?

 

Mit Power BI Desktop geht das ganz ohne Excel.

 

Ein kurzes Video zeigt, wie das Gantt-Diagramm angelegt wird

Power_BI_Desktop_Gantt

Hier der Link zu dem Video von Microsoft, das Schritt für Schritt zeigt, wie ein Gantt-Diagramm entsteht und wie es angepasst werden kann: https://youtu.be/qJ7s_KrGiUU

 

Das Anlegen eines Gantt-Diagramms LIVE erleben

Während meines Workshops am 22. und 23. Juni in Fulda werde ich in einer zusätzlichen Abendveranstaltung Power BI Desktop vorstellen und dabei u.a. am neuen Gantt-Visual demonstrieren, wie einfach der Umgang mit der Software ist.