In Excel 2016 liefern berechnete Felder endlich richtige Ergebnisse

Wer zusätzliche Informationen aus einer Pivot-Tabelle gewinnen möchte, kann die erforderlichen Berechnungen über sogenannte berechnete Felder realisieren. Diese sind allerdings nur bei bestimmten Berechnungen einsetzbar. Eine Multiplikation beispielsweise kann unsinnige Ergebnisse liefern.

 

Hier schaffen die leistungsfähigen DAX-Measures Abhilfe. Mit ihnen lassen sich auch komplexe Berechnungen korrekt durchführen. Bis Excel 2013 war zur Formelerstellung noch das Add-In Power Pivot notwendig. In Excel 2016 ist das Hinzufügen von DAX-Measures auch ohne Power Pivot möglich.

 

Wo die Probleme berechneter Feldern liegen und wie einfach die Lösung mit DAX-Measures ist, zeige ich im folgenden Beispiel.

 

Der Pivot-Tabelle ein berechnetes Element hinzufügen

 

Auf Basis der folgenden Daten möchte ich mit Hilfe einer Pivot-Tabelle die Umsätze der beiden Produkte ermitteln.

 

01_Tabelle_Bestellungen

Die Tabelle enthält die Bestellmengen und Stückpreise, aber keine (redundante) Spalte »Umsatz«

 

Den Umsatz ermittele ich mit Hilfe eines berechneten Feldes, das ich über die Registerkarte PivotTable-Tools/Analysieren anlege.

 

02_03_berechnetes_Feld_anlegen

Mit einem berechneten Feld lässt sich die Datenbasis schnell ergänzen

 

Warum das berechnete Feld falsche Ergebnisse liefert

 

Was auf den ersten Blick wie eine einfache Lösung aussieht, entpuppt sich als falsch: Das berechnete Feld multipliziert die Summen von Anzahl und Einzelpreis, anstatt die einzelnen Umsätze je Produkt aufzuaddieren.

 

04_fehlerhafte_Pivot

Anstatt jeweils Anzahl und Einzelpreis zu multiplizieren und am Ende aufzuaddieren, multipliziert das berechnete Feld die jeweiligen Summen

 

Um zum richtigen Ergebnis zu kommen, muss ich in der Datenbasis eine neue Spalte hinzufügen und dort zeilenweise den Umsatz berechnen. Dieses Feld verwende ich anschließend in der Pivot-Tabelle:

 

05_Hilfsspalte

Nur mit Hilfe einer zusätzlichen Spalte in der Datenbasis lässt sich der Umsatz korrekt ermitteln

 

So geht’s ohne Hilfsspalte: Mit einem DAX-Measure den Umsatz korrekt berechnen

 

Bei der oben gezeigten Methode füge ich der Bestelltabelle überflüssige Daten hinzu, weil mit der Anzahl und dem Einzelpreis bereits alle notwendigen Informationen vorliegen.

 

Darüber hinaus stellt sich die Frage, ob überhaupt der Umsatz für jede Zeile der Tabelle gebraucht wird? Schließlich interessiert doch nur der aggregierte Umsatz, z. B. nach Monat, Kalenderjahr oder Warengruppe.

 

Mit einem DAX-Measure lässt sich der Umsatz auch ohne Hilfsspalte berechnen.

 

Das entscheidende kleine Häkchen: So klappt der Zugriff auf DAX-Formeln

 

Um DAX-Measures verwenden zu können, füge ich beim Erstellen der Pivot-Tabelle die Daten dem Datenmodell hinzu.

 

06_Dem_Datenmodell_hinzufuegen

Um die leistungsfähige Formelsprache DAX nutzen zu können, müssen sich die Daten im Datenmodell befinden

 

In 2 Schritten das Measure erstellen

 

In der PivotTable-Feldliste wähle ich per Rechtsklick auf den Tabellennamen im Kontextmenü Measure hinzufügen.

 

07_Measure_hinzufuegen_Feldliste

Schnell und einfach lässt sich der Pivot-Tabelle per Rechtsklick ein Measure hinzufügen

 

Im Dialogfeld Measure gebe ich Speicherort (1) und Name (2) des Measures, die DAX-Formel (3) zur Umsatzberechnung sowie das Zahlenformat (4) ein.

 

08_Measure_Dialog

Mit Hilfe der SUMX-Formel wird der Umsatz korrekt berechnet

 

Sicher ist sicher: Die Formel auf Fehler prüfen lassen

 

Um sicherzugehen, dass mir bei der Formeleingabe kein Fehler unterlaufen ist, klicke ich auf DAX-Formel überprüfen (5).

 

09_Syntaxfehler

Während IntelliSense das Semikolon als Listentrennzeichen akzeptiert, verlangt die Syntaxprüfung das in den USA gängige Komma

 

Darum lehnt Excel die korrekte Formel ab

 

Bei der Formeleingabe habe ich natürlich das in Windows festgelegte Semikolon als Trennzeichen für die Parameter verwendet. Genauso wie es IntelliSense von mir verlangt hat. Die Syntaxprüfung erwartet jedoch das in den USA übliche Komma.

 

Ersetze ich das Semikolon durch ein Komma, akzeptiert Excel meine DAX-Formel. Hoffentlich behebt Microsoft diesen Bug schnellstmöglich im Rahmen eines der nächsten Updates.

 

10_Formel_fehlerfrei

Mit dem Komma als Listentrennzeichen wird die Formel als korrekt akzeptiert

 

Die Werkzeuge für Power BI auch live kennenlernen

 

Hier noch ein Tipp für alle, die ihr Know-how zum Umgang mit Power Pivot und Power Query strukturiert und anhand praxisnaher Beispiele auf- und ausbauen wollen: Besuchen Sie meinen Workshop Zeitsparende Profi-Lösungen mit Power Query & Power Pivot oder buchen Sie ein Inhouse-Training.

 

Die nächsten Termine meiner offenen Trainings finden Sie hier.

 

Bald als Video: Pivot-Berichte revolutionieren mit dem Excel Datenmodell

Wer Daten flexibel, kompakt und mit hoher Aussagekraft auswerten möchte, findet in Pivot-Tabellen und Pivot-Diagrammen die geeigneten Hilfsmittel.

 

Pivot-Auswertungen konnten bisher nur aus den Daten einer einzigen Tabelle erstellt werden. Sind dann weitere Tabellen hinzugekommen, wurden diese per SVERWEIS in die Datenbasis geholt. Das war umständlich und fehleranfällig. Zudem wurde Excel bei großen Datenmengen spürbar langsamer.

 

Mit den neuen Möglichkeiten der Datenanalyse in Excel beherrsche ich die Datenflut noch besser und entlocke den Daten meiner Kunden die wirklich wichtigen und entscheidungsrelevanten Informationen.

 

Die revolutionäre Neuerung seit Excel 2013: Das Datenmodell

 

Im Datenmodell führe ich Daten aus mehreren Quellen zusammen und verknüpfe die Tabellen miteinander wie in einer relationalen Datenbank. Das Datenmodell ist eine Sammlung von Tabellen, die miteinander in Beziehung stehen. Es stellt die Basis meiner Pivot-Tabellen und Pivot-Diagramme dar.

 

In meinen Excel-Seminaren stelle ich aber immer wieder fest, dass vielen das Datenmodell gänzlich unbekannt ist. Obwohl es seit Excel 2013 jedem zur Verfügung steht.

 

Grund genug für mich, ab heute bei Video2Brain in Graz ein entsprechendes Video-Training aufzuzeichnen!

 

Darum geht es in meinem neuen Video

 

Zuerst demonstriere ich, wie mir das Datenmodell den umständlichen SVERWEIS erspart und ich stattdessen mit nur einem Mausklick beliebig viele Tabellen als Datenbasis für meine Pivot-Berichte heranziehe.

 

Aufbauend darauf zeige ich, welche neuen Analysemöglichkeiten sich mit dem Datenmodell eröffnen: Von der neuen Aggregationsfunktion Diskrete Anzahl über die einfache Navigation mittels Schnelleinblick bis hin zum Erstellen leistungsfähiger berechneter Felder, sogenannter Measures, mit der Formelsprache DAX.

 

Schließlich werde ich im Video vormachen, wie sich das Datenmodell mit Hilfe des Spezialwerkzeugs Power Pivot noch verfeinern, die Benutzerfreundlichkeit von Analysen erhöhen, die Reporterstellung dank Hierarchien schneller erledigen und Pivot-Diagramme noch interaktiver machen lassen.

 

Und natürlich gibt es auch noch jede Menge Tipps & Tricks, die ich in meiner täglichen Arbeit mit Excel, dem Datenmodell und Power Pivot gesammelt habe.

Vereinfachte Verwaltung von Beziehungen im Datenmodell von Excel 2016

In der Office-Insider Version gibt’s seit gestern einige Neuerungen. Zwei gefallen mir dabei besonders gut:

 

1. Die Diagrammsicht des Datenmodells lässt sich nun bequem als Bild speichern.
2. Das Dialogfeld zum Bearbeiten von Beziehungen wurde deutlich verbessert.

 

Das sind die Vorteile des neuen Dialogfelds

Bisher musste ich im Dialogfeld die Spalten aus einer Dropdownliste auswählen. Ohne Kenntnis der jeweiligen Spalteninhalte war das oft schwierig und führte zu falschen Beziehungen.

 

Jetzt werden die Spalten mit Daten angezeigt. Das macht das Finden passender Spalten zum Kinderspiel. Einfach die jeweiligen Spalten anklicken. Fertig.

 

Beziehungen_verwalten_Excel_2016

Das Finden passender Spalten wird dank des neuen Dialogfelds deutlich einfacher, weil auch die Spalteninhalte angezeigt werden

 

Alle Neuerungen zu Power Pivot in Excel 2016 können Sie hier nachlesen.

 

Smiley in Office 2016 weg: So lässt sich der Fehler beheben

Zum bequemen Starten von Makros über die Symbolleiste für den Schnellzugriff verwenden viele Anwender gerne den Smiley. In Excel 2016 ist mir das Lächeln kürzlich im wahrsten Sinne des Wortes vergangen: Statt des Smileys war in meiner Schnellzugriffsleiste nur ein Kreis zu sehen.

 

Excel_2016_QAT_ohne_Smiley

Anstatt des Smileys wird in der Symbolleiste für den Schnellzugriff von Office 2016 lediglich ein Kreis angezeigt

Das Design ist schuld

Nach wenigen Mausklicks war der Grund für das verschwundene Lächeln gefunden. Bei den Office-Designs »Bunt« und »Dunkelgrau« wird aus dem Smiley ein Kreis. Nur beim Design »Weiß« wird er korrekt angezeigt:

 

Happy_Face_2016

Nur im Office-Design »Weiß« wird der Smiley korrekt angezeigt

So kehrt das Lächeln in allen Designs zurück

Mir ist das weiße Design zu kontrastarm und die Arbeit damit auf Dauer zu anstrengend. Daher habe ich mir das Lächeln mit folgendem Trick zurückgeholt:

 

Per Rechtsklick auf die die Schnellzugriffsleiste lasse ich sie nun unter dem Menüband anzeigen:

 

Happy_Face_2016_unter_dem_Menüband

Wird die Symbolleiste für den Schnellzugriff unter dem Menüband angezeigt, ist der Smiley in allen Office-Designs wieder sichtbar

Sind noch weitere Schaltflächen betroffen?

Sie haben noch weitere Schaltflächen entdeckt, die in Office 2016 nicht korrekt dargestellt werden? Dann hinterlassen Sie bitte einen entsprechenden Kommentar. Vielen Dank!

 

Warum erscheint in Excel 2016 der Befehl für Power View nicht?

Dass man Power Query in Excel 2016 vergeblich sucht, hatte ich in meinem vorangegangenen Beitrag berichtet. Auch Power View – ein zweites Mitglied der BI-Familie – scheint in Excel 2016 ebenfalls verschwunden zu sein.
In Excel 2013 kann ich über Einfügen > Berichte > Power View interaktive Dashboards erstellen.
Doch in Excel 2016 klappt es mit dieser Befehlsfolge nicht. Auch an anderer Stelle im Menüband kann ich die Schaltfläche Power View nicht ausmachen. Und das, obwohl ich in Excel 2016 das COM Add-In für Power View extra aktiviert habe. Weiterlesen „Warum erscheint in Excel 2016 der Befehl für Power View nicht?“

Excel 2016: Wo ist Power Query abgeblieben?

Power Query macht das Importieren, Aufbereiten und Bereinigen von Daten leichter und schneller. Daher hat es sich seit seiner Beta-Phase (damals hieß es noch Data Explorer) schnell zu meinem Lieblingswerkzeug entwickelt.

Denn mit dem Textkonvertierungs-Assistent von Excel stieß ich häufig an unüberwindbare Grenzen. Ich musste dann die Daten mühsam von Hand nachbearbeiten oder erst ein Makro programmieren oder auf das in die Jahre gekommene MS-Query zurückgreifen.

Für Excel 2010 und Excel 2013 gibt es Power Query als kostenlose Ergänzung. In beiden Versionen muss erst ein Add-In installiert werden, bevor die Befehle für den erleichterten Import aus lokalen Datenquellen oder aus dem Web auf der unten gezeigten Registerkarte verfügbar sind.

Excel 2013 - Registerkarte PowerQuery
Die Registerkarte Power Query in Excel 2013

Was sich in Excel 2016 ändert

In Version 2016 gehören die leistungsfähigen Werkzeuge zum Importieren, Aufbereiten und Bereinigen von Daten nun zum Excel-Standard. Sie stehen somit allen Anwendern sofort zur Verfügung. Das lästige Nachinstallieren entfällt.

Allerdings ist eine leichte Umgewöhnung erforderlich. Denn Microsoft verwendet a) nicht mehr den Namen Power Query und hat b) auch die gleichnamige Registerkarte entfernt.

Die Befehle, die mit Power Query in Excel 2010 und 2013 verfügbar waren, sind jetzt auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Abrufen und transformieren zusammengefasst.

Excel 2016 - Power Query offen
Power Query in Excel 2016 auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Abrufen und transformieren

Tipp: So geht der Aufruf der Befehle für den Datenimport schneller von der Hand

Die Gruppe Abrufen und transformieren habe ich per Rechtsklick auf den Gruppennamen in meine Symbolleiste für den Schnellzugriff eingebaut. So erreiche ich die Befehle für den Datenimport jederzeit mit nur einem Mausklick!