Die Lösung bringt das Datenmodell. Mit seiner Hilfe kann ich beliebig viele Tabellen als Datenbasis für meine Pivot-Auswertungen heranziehen. Das ist einfacher und weniger fehleranfällig. Wie leicht diese Lösung ist, zeigt mein kurzes Video.
Mehrere Tabellen auswerten ohne SVERWEIS aus Excel 2016/2013: Pivot-Berichte mit Datenmodell verbessern von Dominik Petri
Ihnen juckt es in den Fingern und Sie möchten es gleich selbst ausprobieren? Dann laden Sie sich hier die Beispieldatei herunter.
Wenn Sie lieber lesen anstatt zu schauen, finden Sie eine detaillierte Schritt-für-Schritt Anleitung in meinem Blogbeitrag auf office-kompetenz.de.
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Hier schaffen die leistungsfähigen DAX-Measures Abhilfe. Mit ihnen lassen sich auch komplexe Berechnungen korrekt durchführen. Bis Excel 2013 war zur Formelerstellung noch das Add-In Power Pivot notwendig. In Excel 2016 ist das Hinzufügen von DAX-Measures auch ohne Power Pivot möglich.
Wo die Probleme berechneter Feldern liegen und wie einfach die Lösung mit DAX-Measures ist, zeige ich im folgenden Beispiel.
Der Pivot-Tabelle ein berechnetes Element hinzufügen
Auf Basis der folgenden Daten möchte ich mit Hilfe einer Pivot-Tabelle die Umsätze der beiden Produkte ermitteln.
Die Tabelle enthält die Bestellmengen und Stückpreise, aber keine (redundante) Spalte »Umsatz«
Den Umsatz ermittele ich mit Hilfe eines berechneten Feldes, das ich über die Registerkarte PivotTable-Tools/Analysieren anlege.
Mit einem berechneten Feld lässt sich die Datenbasis schnell ergänzen
Warum das berechnete Feld falsche Ergebnisse liefert
Was auf den ersten Blick wie eine einfache Lösung aussieht, entpuppt sich als falsch: Das berechnete Feld multipliziert die Summen von Anzahl und Einzelpreis, anstatt die einzelnen Umsätze je Produkt aufzuaddieren.
Anstatt jeweils Anzahl und Einzelpreis zu multiplizieren und am Ende aufzuaddieren, multipliziert das berechnete Feld die jeweiligen Summen
Um zum richtigen Ergebnis zu kommen, muss ich in der Datenbasis eine neue Spalte hinzufügen und dort zeilenweise den Umsatz berechnen. Dieses Feld verwende ich anschließend in der Pivot-Tabelle:
Nur mit Hilfe einer zusätzlichen Spalte in der Datenbasis lässt sich der Umsatz korrekt ermitteln
So geht’s ohne Hilfsspalte: Mit einem DAX-Measure den Umsatz korrekt berechnen
Bei der oben gezeigten Methode füge ich der Bestelltabelle überflüssige Daten hinzu, weil mit der Anzahl und dem Einzelpreis bereits alle notwendigen Informationen vorliegen.
Darüber hinaus stellt sich die Frage, ob überhaupt der Umsatz für jede Zeile der Tabelle gebraucht wird? Schließlich interessiert doch nur der aggregierte Umsatz, z. B. nach Monat, Kalenderjahr oder Warengruppe.
Mit einem DAX-Measure lässt naturheilpraxis-hauri.ch sich der Umsatz auch ohne Hilfsspalte berechnen.
Das entscheidende kleine Häkchen: So klappt der Zugriff auf DAX-Formeln
Um DAX-Measures verwenden zu können, füge ich beim Erstellen der Pivot-Tabelle die Daten dem Datenmodell hinzu.
Um die leistungsfähige Formelsprache DAX nutzen zu können, müssen sich die Daten im Datenmodell befinden
In 2 Schritten das Measure erstellen
In der PivotTable-Feldliste wähle ich per Rechtsklick auf den Tabellennamen im Kontextmenü Measure hinzufügen.
Schnell und einfach lässt sich der Pivot-Tabelle per Rechtsklick ein Measure hinzufügen
Im Dialogfeld Measure gebe ich Speicherort (1) und Name (2) des Measures, die DAX-Formel (3) zur Umsatzberechnung sowie das Zahlenformat (4) ein.
Mit Hilfe der SUMX-Formel wird der Umsatz korrekt berechnet
Sicher ist sicher: Die Formel auf Fehler prüfen lassen
Um sicherzugehen, dass mir bei der Formeleingabe kein Fehler unterlaufen ist, klicke ich auf DAX-Formel überprüfen (5).
Während IntelliSense das Semikolon als Listentrennzeichen akzeptiert, verlangt die Syntaxprüfung das in den USA gängige Komma
Darum lehnt Excel die korrekte Formel ab
Bei der Formeleingabe habe ich natürlich das in Windows festgelegte Semikolon als Trennzeichen für die Parameter verwendet. Genauso wie es IntelliSense von mir verlangt hat. Die Syntaxprüfung erwartet jedoch das in den USA übliche Komma.
Ersetze ich das Semikolon durch ein Komma, akzeptiert Excel meine DAX-Formel. Hoffentlich behebt Microsoft diesen Bug schnellstmöglich im Rahmen eines der nächsten Updates.
Mit dem Komma als Listentrennzeichen wird die Formel als korrekt akzeptiert
Die Werkzeuge für Power BI auch live kennenlernen
Hier noch ein Tipp für alle, die ihr Know-how zum Umgang mit Power Pivot und Power Query strukturiert und anhand praxisnaher Beispiele auf- und ausbauen wollen: Besuchen Sie meinen Workshop Zeitsparende Profi-Lösungen mit Power Query & Power Pivot oder buchen Sie ein Inhouse-Training.
Die nächsten Termine meiner offenen Trainings finden Sie hier.
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Pivot-Auswertungen konnten bisher nur aus den Daten einer einzigen Tabelle erstellt werden. Sind dann weitere Tabellen hinzugekommen, wurden diese per SVERWEIS in die Datenbasis geholt. Das war umständlich und fehleranfällig. Zudem wurde Excel bei großen Datenmengen spürbar langsamer.
Mit den neuen Möglichkeiten der Datenanalyse in Excel beherrsche ich die Datenflut noch besser und entlocke den Daten meiner Kunden die wirklich wichtigen und entscheidungsrelevanten Informationen.
Die revolutionäre Neuerung seit Excel 2013: Das Datenmodell
Im Datenmodell führe ich Daten aus mehreren Quellen zusammen und verknüpfe die Tabellen miteinander wie in einer relationalen Datenbank. Das Datenmodell ist eine Sammlung von Tabellen, die miteinander in Beziehung stehen. Es stellt die Basis meiner Pivot-Tabellen und Pivot-Diagramme dar.
In meinen Excel-Seminaren stelle ich aber immer wieder fest, dass vielen das Datenmodell gänzlich unbekannt ist. Obwohl es seit Excel 2013 jedem zur Verfügung steht.
Grund genug für mich, ab heute bei Video2Brain in Graz ein entsprechendes Video-Training aufzuzeichnen!
Darum geht es in meinem neuen Video
Zuerst demonstriere ich, wie mir das Datenmodell den umständlichen SVERWEIS erspart und ich stattdessen mit nur einem Mausklick beliebig viele Tabellen als Datenbasis für meine Pivot-Berichte heranziehe.
Aufbauend darauf zeige ich, welche neuen Analysemöglichkeiten sich mit dem Datenmodell eröffnen: Von der neuen Aggregationsfunktion Diskrete Anzahl über die einfache Navigation mittels Schnelleinblick bis hin zum Erstellen leistungsfähiger berechneter Felder, sogenannter Measures, mit der Formelsprache DAX.
Schließlich werde ich im Video vormachen, wie sich das Datenmodell mit Hilfe des Spezialwerkzeugs Power Pivot noch verfeinern, die Benutzerfreundlichkeit von Analysen erhöhen, die Reporterstellung dank Hierarchien schneller erledigen und Pivot-Diagramme noch interaktiver machen lassen.
Und natürlich gibt es auch noch jede Menge Tipps & Tricks, die ich in meiner täglichen Arbeit mit Excel, dem Datenmodell und Power Pivot gesammelt habe.
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Die offizielle Erlaubnis von Microsoft zur Gründung der Power BI User Group Frankfurt
Ich bin besonders stolz, dass die Teilnehmer nicht nur aus dem Rhein-Main-Gebiet kommen, sondern regelmäßig auch aus Köln, Aachen & Karlsruhe! Mit Power BI Desktop habe ich eine interaktive Auswertung der Gruppenmitglieder erstellt, die sogar von Samuel Lester in Rahmen seiner Blogreihe 12 Days of Dashboards vorgestellt wurde.
Auch beim nächsten Treffen am 24. Januar 2017 gibt es wieder interessante Fachvorträge. Außerdem starten wir mit unserem Gruppenprojekt! Wer beim Treffen dabei sein möchte, meldet sich hier kostenlos an.
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1. Die Diagrammsicht des Datenmodells lässt sich nun bequem als Bild speichern.
2. Das Dialogfeld zum Bearbeiten von Beziehungen wurde deutlich verbessert.
Das sind die Vorteile des neuen Dialogfelds
Bisher musste ich im Dialogfeld die Spalten aus einer Dropdownliste auswählen. Ohne Kenntnis der jeweiligen Spalteninhalte war das oft schwierig und führte zu falschen Beziehungen.
Jetzt werden die Spalten mit Daten angezeigt. Das macht das Finden passender Spalten zum Kinderspiel. Einfach die jeweiligen Spalten anklicken. Fertig.
Das Finden passender Spalten wird dank des neuen Dialogfelds deutlich einfacher, weil auch die Spalteninhalte angezeigt werden
Alle Neuerungen zu Power Pivot in Excel 2016 können Sie hier nachlesen.
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Ein einfaches Gantt-Diagramm in Excel
Gantt-Diagramme lassen sich beispielsweise in MS Project anlegen oder mit etwas Mühe auch in Excel über ein gestapeltes Balkendiagramm nachbauen.
Seit dem 10. März 2016 gibt es eine Alternative, die das deutlich besser kann, denn Microsoft stellt für Power BI Desktop in der Custom Visuals Gallery nun eine Visualisierungsvorlage für Gantt-Diagramme bereit:
Was die Visualisierungsvorlage für Gantt-Diagramme leistet
Sie zeigt:
- die Aufgaben,
— deren Startdatum,
— deren Dauer,
— die Fertigstellung in % sowie
— die Ressourcen (zuständige Mitarbeiter für die jeweilige Aufgabe).
Genial finde ich, dass sich die Ressourcen farblich differenziert darstellen lassen und damit sofort einer bestimmten Abteilung oder Tätigkeit zuzuordnen sind.
Mit Excel wäre das nur mit erheblichem Aufwand möglich.
Am meisten begeistert mich aber die Linie innerhalb der Balken, die die Fertigstellung in Prozent ausdrückt. Wie ließe sich das in Excel erreichen?
Mit Power BI Desktop geht das ganz ohne Excel.
Ein kurzes Video zeigt, wie das Gantt-Diagramm angelegt wird
Hier der Link zu dem Video von Microsoft, das Schritt für Schritt zeigt, wie ein Gantt-Diagramm entsteht und wie es angepasst werden kann: https://youtu.be/qJ7s_KrGiUU
Das Anlegen eines Gantt-Diagramms LIVE erleben
Während meines Workshops am 22. und 23. Juni in Fulda werde ich in einer zusätzlichen Abendveranstaltung Power BI Desktop vorstellen und dabei u.a. am neuen Gantt-Visual demonstrieren, wie einfach der Umgang mit der Software ist.
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Anstatt des Smileys wird in der Symbolleiste für den Schnellzugriff von Office 2016 lediglich ein Kreis angezeigt
Das Design ist schuld
Nach wenigen Mausklicks war der Grund für das verschwundene Lächeln gefunden. Bei den Office-Designs »Bunt« und »Dunkelgrau« wird aus dem Smiley ein Kreis. Nur beim Design »Weiß« wird er korrekt angezeigt:
Nur im Office-Design »Weiß« wird der Smiley korrekt angezeigt
So kehrt das Lächeln in allen Designs zurück
Mir ist das weiße Design zu kontrastarm und die Arbeit damit auf Dauer zu anstrengend. Daher habe ich mir das Lächeln mit folgendem Trick zurückgeholt:
Per Rechtsklick auf die die Schnellzugriffsleiste lasse ich sie nun unter dem Menüband anzeigen:
Wird die Symbolleiste für den Schnellzugriff unter dem Menüband angezeigt, ist der Smiley in allen Office-Designs wieder sichtbar
Sind noch weitere Schaltflächen betroffen?
Sie haben noch weitere Schaltflächen entdeckt, die in Office 2016 nicht korrekt dargestellt werden? Dann hinterlassen Sie bitte einen entsprechenden Kommentar. Vielen Dank!
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In Excel 2013 kann ich über Einfügen > Berichte > Power View interaktive Dashboards erstellen.
Doch in Excel 2016 klappt es mit dieser Befehlsfolge nicht. Auch an anderer Stelle im Menüband kann ich die Schaltfläche Power View nicht ausmachen. Und das, obwohl ich in Excel 2016 das COM Add-In für Power View extra aktiviert habe.
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| Standardmäßig wird nach der Installation der Befehl Power View nicht angezeigt | Erst nach einem Eingriff erscheint der Befehl wieder in der Registerkarte Einfügen |
Power View in Excel 2016 wieder verfügbar machen
Die gute Nachricht: Auch in Excel 2016 können wir BI-Nutzer weiterhin mit Power View arbeiten. Dazu muss allerdings der entsprechende Befehl erst ins Menüband eingebaut werden. Nach den folgenden Schritten ist die Schaltfläche Power View wieder in der Registerkarte Einfügen verfügbar:
Nun lassen sich – wie aus Excel 2013 gewohnt – Power View Reports auch in Excel 2016 erstellen.
Denn mit dem Textkonvertierungs-Assistent von Excel stieß ich häufig an unüberwindbare Grenzen. Ich musste dann die Daten mühsam von Hand nachbearbeiten oder erst ein Makro programmieren oder auf das in die Jahre gekommene MS-Query zurückgreifen.
Für Excel 2010 und Excel 2013 gibt es Power Query als kostenlose Ergänzung. In beiden Versionen muss erst ein Add-In installiert werden, bevor die Befehle für den erleichterten Import aus lokalen Datenquellen oder aus dem Web auf der unten gezeigten Registerkarte verfügbar sind.
Die Registerkarte Power Query in Excel 2013
Was sich in Excel 2016 ändert
In Version 2016 gehören die leistungsfähigen Werkzeuge zum Importieren, Aufbereiten und Bereinigen von Daten nun zum Excel-Standard. Sie stehen somit allen Anwendern sofort zur Verfügung. Das lästige Nachinstallieren entfällt.
Allerdings ist eine leichte Umgewöhnung erforderlich. Denn Microsoft verwendet a) nicht mehr den Namen Power Query und hat b) auch die gleichnamige Registerkarte entfernt.
Die Befehle, die mit Power Query in Excel 2010 und 2013 verfügbar waren, sind jetzt auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Abrufen und transformieren zusammengefasst.
Power Query in Excel 2016 auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Abrufen und transformieren
Tipp: So geht der Aufruf der Befehle für den Datenimport schneller von der Hand
Die Gruppe Abrufen und transformieren habe ich per Rechtsklick auf den Gruppennamen in meine Symbolleiste für den Schnellzugriff eingebaut. So erreiche ich die Befehle für den Datenimport jederzeit mit nur einem Mausklick!
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